【放課後デイ・就労支援】業務効率化でより良い施設を目指したい!

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1.様々な業界で進むIT化


世界では機械学習や人工知能など、様々な技術が発展しており、日本でも企業規模のIT化が年々進み続けています。
近年ではデータベースなどをネット上で管理するクラウド化が進められるようになり、全ての作業をWeb上で完結してしまうケースも多く、日々の業務効率化に繋がる事例もよく目にします。

福祉業界も例外ではありません。他の業界に比べ、まだまだIT技術が浸透していない部分もありますが、福祉業界ならではの課題を解決するためのソリューションが増え続けていることも事実です。
特に福祉業界では、人手不足や離職率の高さなど、人材に関する課題が顕著に現れておりますが、限られた人員でいかに最大限のサービスが提供できるか、利用者のニーズをフォローできるかなど、施設やサービスそのものをIT化することで解決していくことも考えられます。

2.効率化できることは?


では、福祉業界においてはどういった面で効率化が可能なのでしょうか。
闇雲にIT化を進めても、導入・維持のコストに対してメリットが得られない可能性も出てきます。

2.1事務作業、活動記録など


もっとも効率化を実現しやすいのが事務作業です。最近でいえば、自動入力や自動集計などを行えるツールが増え、目に見えて効果を発揮しやすいでしょう。

例えば、福祉施設における重要な事務作業である請求業務においては、業務支援ソフトを使っているかどうかで業務の手間が大きく変わります。
また、活動記録やスタッフ・施設の利用者のデータをクラウド上などネット上で一元管理できるようになれば、アクセスできる権限を持つスタッフなら誰でも情報を共有できますから、作業の連携や引き継ぎがスムーズになることも考えられます。

2.2スタッフ育成


スタッフの育成プログラムを利用することで、基本的な知識やノウハウを効率よく学んでいくことができます。「習うより慣れろ」が理想的かもしれませんが、多くの小規模な放課後等デイサービスなどの施設で、スタッフを育成するだけの環境を確保するのは難しいものです。基本的な知識・ノウハウはITを活用したプログラム・カリキュラムで身につけ、それを現場で実践していく、そんな二段構えの育成環境を用意すれば、それだけ効率よく新入りスタッフの育成を進めていくことができます。これが離職率の低下、定着率の向上にも結びつくでしょう。

2.3集客のためのグーグルマイビジネス・HP作成など


グーグルマイビジネスやHP作成などは、ツールやクラウドサービスで簡単に作成することができますし、スタッフ求人や集客に活用することができます。
最近では、無料ツールでも十分なものが作れますので、まずは簡単なことからでも試して見ると良いでしょう。手作りではかなり手間がかかるので、できる限り簡単な方法でコストをかけず取り組めると嬉しいですよね。

一日のスケジュールの中でこうした作業にどれだけ時間と手間を割くことができるか、ITを活用することでどれだけ削減できるか、スケジュールと作業を洗い出した上で検討してみてはいかがでしょうか。

3.子供にしっかりと向き合うより良い施設へ


福祉施設、とくに放課後等デイサービスでは子ども達と接する施設であることから、各自の役割に加え、事務作業を兼任しなければならないような施設もあるでしょう。しかし、それではスタッフの負担が重くなりすぎてしまい、離職率の増加などの問題も出てきます。さらには、雑務など運営のために必要な業務に手間をかけすぎて、肝心の子どもたちとしっかり向き合う余裕が失われてしまう部分も出てくるでしょう。

効率化できることには着手し、直ちに作業の手間を省くことを優先し、子ども達と向き合う時間を捻出することが、本来あるべき福祉施設の姿といえるでしょう。IT導入は、ビジネスシーンで目立つ、効率化によるコストダウンや利益率の向上する観点だけでなく、良いサービスの提供、良い施設づくりの面でも大きな意味を持ちます。

放課後デイサービスや児童発達支援の事業者を対象にしたIT導入の補助金制度などもあるので、チェックしてみるとよいでしょう。

4.VRを用いたSSTプログラム


VRソーシャルスキルトレーニング「emou」は、学齢期の対人関係や集団行動から就職活動における面接対策、職場体験など、人生を上手に営んでいくための技能を獲得する学習プログラムです。
日常のリアルな場面再現が簡単にできるため、経験の浅い支援スタッフでも良質なトレーニングを提供することができます。

「emou」では、トレーニング内容やその成果をマイページ上で確認可能(モバイルなどWEBシステム上にて)なため、トレーニングによる利用者の変化・成長を確認でき、指導者同士の情報共有はもちろん、保護者様の満足度向上も狙えます。

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